불량은 터진 뒤에 싸우면 늦습니다
중국 공장 품질보증협약서(QA Agreement) 작성 - 불량 기준부터 책임 소재, 재작업 비용과 상계 조항까지

안녕하세요, 그린프로그서울입니다.

"3,000개 중에 180개가 불량인데 어떻게 하실 건가요?"
"저희 기준으로는 정상입니다. 그 정도는 원래 나옵니다."
"그럼 그 기준이 뭔데요?"
"...업계 관행이 그렇습니다."

이 대화가 시작되는 순간 이미 진 싸움입니다. 물건은 다 만들어졌고, 잔금은 넘어갔거나 넘어가기 직전이고, 판매 일정은 코앞이고, 무엇보다 "불량"이 무엇인지 양쪽이 합의한 문서가 없습니다. 이 상태에서는 검사 리포트를 아무리 정성껏 만들어도 공장은 "그건 당신 기준"이라고 답할 수 있습니다. 실제로 그렇게 답합니다.

오늘 다룰 문서는 품질보증협약서입니다. 영문으로는 Quality Agreement 또는 QA Agreement라고 쓰고, 중국 공장과는 흔히 质量保证协议로 주고받습니다. 생산이 시작되기 전에 불량률 기준을 숫자로 못 박고, 결함을 등급으로 나누고, 불합격이 났을 때 누가 무엇을 어떻게 부담하는지를 미리 적어 두는 문서입니다.

검사를 어떻게 하는지는 21편 품질관리 시스템과 100편 선적 전 검사에서, 사고가 난 뒤의 협상은 36편 클레임과 분쟁 해결에서 이미 다뤘습니다. 오늘은 그 앞단입니다. 검사 절차도 협상 전략도 아니고, 협약서에 어떤 조항을 어떤 문장으로 써 넣는가만 봅니다.

품질 분쟁의 승패는 불량이 난 뒤가 아니라 생산 시작 전 문서를 만들던 자리에서 이미 갈립니다. 숫자와 등급이 적힌 협약서가 있는 거래에서는 불량 180개가 "계약 위반 몇 건"이 되고, 협약서가 없는 거래에서는 그냥 "의견 차이"가 됩니다.

1. 계약서와 PO가 있는데 왜 협약서를 또 씁니까

실무 상담에서 가장 먼저 나오는 질문입니다. OEM 계약서도 썼고 발주서에 AQL 한 줄도 넣었는데 문서를 하나 더 만들어야 하느냐는 겁니다. 답은 세 문서의 성격이 서로 다르다는 데 있습니다.

계약서에 이걸 다 넣으면 되지 않느냐고 물으실 수 있습니다. 가능은 합니다. 다만 계약서는 사장끼리 서명하고 금고에 들어가는 문서라 현장에서 아무도 안 읽습니다. 품질보증협약서는 성격이 다릅니다. 공장 품질부장(QC 주임)과 우리 쪽 검사원이 실제로 펼쳐 놓고 "이건 Major다, 아니다"를 따지는 작업 문서입니다. 그래서 별도로 분리해 두고, 사본을 검사 현장에 비치합니다.

거래 구조와 법적 조항 일반론은 12편 OEM·ODM 계약서에서 정리했으니 여기서는 반복하지 않겠습니다.

협약서가 없을 때 벌어지는 전형적인 장면

상담에서 반복해 마주치는 사고 유형이 있습니다. 원인은 늘 같은 자리, 즉 기준을 숫자로 적어 두지 않은 것입니다.

표의 마지막 두 줄이 특히 뼈아픕니다. 공장이 잘못을 인정해도 돈을 받을 장치가 없으면 아무 소용이 없습니다. 협약서의 절반은 판정 기준이고 나머지 절반은 이 회수 장치입니다.

2. 불량 기준을 숫자로 고정합니다 — AQL과 PPM

"불량률 3% 이내"라고 쓴 협약서를 종종 봅니다. 언뜻 명확해 보이는데 실무에서는 거의 작동하지 않습니다. 전수 검사를 하지 않는 한 3%를 확인할 방법이 없고, 어느 등급의 결함까지 세는지도 안 적혀 있기 때문입니다.

현장에서 쓰는 기준은 크게 둘입니다. 하나는 샘플링 검사의 합·불 판정에 쓰는 AQL, 다른 하나는 납품 품질 수준을 추적하는 PPM입니다. 성격이 다른 도구라 둘 중 하나를 고르는 게 아니라 쓰임에 따라 나눠 씁니다.

혼동하기 쉬운 대목을 하나 짚겠습니다. AQL은 "불량을 이만큼 허용한다"는 뜻이 아닙니다. 샘플링으로 로트를 판정할 때의 통계적 문턱값입니다. AQL 2.5로 합격한 로트에 불량이 2.5% 들어 있다는 의미도 아니고, 불량 2.5%까지 공장이 면책된다는 의미는 더더욱 아닙니다. 협약서에 AQL만 적어 두고 PPM 목표를 안 적으면, 공장은 "AQL 통과했으니 품질 의무를 다했다"는 논리를 폅니다. 그래서 두 줄을 나란히 씁니다.

협약서 조항 예시.
"선적 전 검사는 ISO 2859-1 Normal Inspection Level II, Critical 0 / Major 2.5 / Minor 4.0 기준으로 실시한다. 다만 AQL 합격은 로트 출하 허용을 뜻할 뿐이며, 공급자의 품질보증 책임을 면제하지 않는다. 공급자는 12개월 이동평균 기준 3,000 PPM 이하를 유지하며, 초과 시 30일 이내 시정계획서를 제출한다."

PPM 목표를 어디쯤 잡을지는 품목마다 다릅니다. 실무에서 자주 보는 대역은 아래 정도인데, 어디까지나 협상 출발선으로 참고만 하시기 바랍니다.

3. 결함 등급을 제품별로 구체화합니다

Critical·Major·Minor라는 3단계 분류 자체는 어느 협약서에나 들어갑니다. 문제는 대부분 교과서 정의를 그대로 복사해 붙인다는 데 있습니다. "제품의 기능에 중대한 영향을 미치는 결함"이라고만 적혀 있으면, 현장에서 스크래치 길이 8mm를 두고 또 싸웁니다.

등급 정의는 우리 제품의 실제 결함 목록으로 다시 써야 쓸모가 생깁니다. 아래는 생활잡화 품목을 예로 든 형태입니다.

여기서 한 걸음 더 들어가면 좋습니다. 표의 "정면 노출부 3mm 이상 스크래치" 같은 문구도 실물 앞에서는 여전히 다툼의 소지가 있습니다. 8mm짜리 흠이 하나 있는데 아주 옅다면 어떻게 판정할까요. 글로 정한 기준의 해상도에는 한계가 있고, 그 한계를 메우는 게 한계견본과 불량 사진첩입니다.

한계견본(Limit Sample)

합격과 불합격의 경계에 있는 실물을 양쪽이 함께 정해 봉인해 두는 방식입니다. 만드는 순서는 단순합니다. 초도 생산에서 나온 실제 불량품 중 경계선에 있는 것들을 골라 "이건 합격", "이건 불합격"으로 나눕니다. 각각에 라벨을 붙이고 양쪽 서명을 넣은 뒤 봉인하고, 사진을 찍어 협약서 부속서에 넣습니다. 실물은 공장과 우리가 한 세트씩 나눠 보관합니다.

수량은 등급당 2~3점이면 충분합니다. 유효기간은 보통 12개월 정도로 잡고 갱신하는데, 자외선이나 습도로 색이 변하는 소재라면 더 짧게 가져가야 합니다.

불량 사진첩(Defect Catalog)

실물 보관이 어려운 결함은 사진으로 정리합니다. 식품 접촉 품목이나 부피가 큰 제품이 여기 해당합니다. 사진 한 장마다 결함명, 등급, 발생 공정, 판정 기준을 한 줄씩 달아 두고, PDF로 만들어 협약서 부속서로 붙입니다.

공장 검사원이 바뀌어도 판정이 흔들리지 않는다는 점이 가장 큰 효용입니다. 중국 공장 QC 담당자의 이직은 잦은 편이고, 새로 온 사람은 이전 기준을 모릅니다. 사진첩이 있으면 인수인계가 문서로 끝납니다.

4. 검사 주체와 판정 권한을 정합니다

기준을 아무리 촘촘히 써도 누가 판정하고 그 판정이 최종인가가 안 적혀 있으면 다시 원점입니다. 공장 자체 검사만으로 출하가 결정되는 구조라면 협약서의 숫자들은 장식에 가깝습니다.

핵심은 맨 아랫줄입니다. 선적 전 검사의 최종 판정권이 수입자에게 있다고 명시해야 합니다. 여기에 덧붙일 조항이 몇 가지 있습니다.

검사원 출입 보장. 공장이 검사 당일 "오늘은 곤란하다"고 미루는 일이 실제로 생깁니다. "공급자는 구매자 또는 구매자가 지정한 제3자 검사기관의 공장 출입과 검사를 영업일 기준 3일 전 통지로 허용한다"는 한 줄을 넣으세요. 무통지 방문권까지 받아 두면 더 좋습니다.

검사 가능 상태의 정의. 검사원이 갔는데 포장이 40%밖에 안 끝나 있으면 검사가 성립하지 않습니다. "검사 시점에 주문 수량의 100% 생산 완료 및 80% 이상 포장 완료 상태여야 한다"고 적고, 이 조건 미달로 검사가 무산되면 재방문 비용을 공장이 부담한다고 이어서 씁니다. 검사 무산에 비용이 붙으면 준비 상태가 눈에 띄게 달라집니다.

이의 제기 절차. 공장이 판정에 동의하지 않을 통로도 열어 둬야 협약서가 공정성을 갖습니다. "공급자는 검사 결과 통지 후 2영업일 이내 서면으로 이의를 제기할 수 있으며, 이 경우 양측이 합의한 제3자 검사기관의 재검사 결과를 최종으로 한다. 재검사 비용은 판정이 뒤집히면 구매자가, 유지되면 공급자가 부담한다"는 식입니다. 비용을 결과에 연동해 두면 근거 없는 이의 제기가 거의 사라집니다.

5. 불합격 로트 처리 네 갈래와 비용 부담

협약서에서 실제로 돈이 오가는 대목입니다. 불합격 판정이 나오면 선택지는 넷이고, 각각 소요 시간과 비용 부담 주체가 다릅니다. 이 표가 협약서에 통째로 들어가 있어야 합니다.

조항을 쓸 때 반드시 넣어야 할 문장이 하나 더 있습니다. 어느 경로로 갈지는 구매자가 정한다는 규정입니다. 이게 없으면 공장은 언제나 ③ 할인 수용을 밀어붙입니다. 자기 부담이 가장 작으니까요. 시즌 상품인데 40%를 선별로 빼내야 하는 상황에서 5% 할인으로 덮자는 제안을 받으면 곤란해집니다.

협약서 조항 예시.
"불합격 로트의 처리 방식(전수 선별, 재작업, 할인 수용, 반품·재생산)은 구매자가 단독으로 결정하며, 공급자는 구매자의 결정을 통지받은 날로부터 2영업일 이내에 착수한다. 공급자가 기한 내 착수하지 않으면 구매자는 제3자에게 선별·재작업을 의뢰할 수 있고, 그 비용은 공급자가 부담한다."

뒷문장이 특히 중요합니다. 공장이 늑장을 부릴 때 우리가 직접 움직일 근거가 생기기 때문입니다. 이 조항이 없으면 공장이 착수를 미루는 동안 우리는 기다리는 것 말고 할 수 있는 게 없습니다.

재작업·선별 비용 산정식

"공급자가 부담한다"까지만 적어 두면 청구 단계에서 또 실랑이가 벌어집니다. 금액을 어떻게 계산하는지를 미리 식으로 정해 두세요.

협약서에는 단가표를 부속서로 붙이고 본문에는 "부속서 B의 단가를 적용한다"고 연결합니다. 매년 갱신 조항도 함께 넣으면 좋습니다. 이렇게 해 두면 청구서를 보낼 때 계산 근거를 새로 설명할 필요가 없어집니다.

6. 잠복 불량과 보증기간

검사에서 안 잡히는 불량이 있습니다. 접착 강도 부족, 도금 두께 미달, 플라스틱 열화, 배터리 성능 저하처럼 시간이 지나야 드러나는 결함입니다. 이걸 잠복 불량(latent defect) 또는 숨은 하자라고 부릅니다.

공장이 가장 즐겨 쓰는 방어 논리가 여기서 나옵니다. "검사에 합격시켰으니 우리 책임은 끝났다"는 겁니다. 협약서에 보증 조항이 없으면 이 주장을 반박하기 어렵습니다. 그래서 검사 합격과 품질보증 책임을 분리하는 문장을 명시적으로 넣습니다.

협약서 조항 예시.
"선적 전 검사 합격은 외관 및 샘플링으로 확인 가능한 항목에 한하며, 검사로 발견할 수 없었던 잠복 하자에 대한 공급자의 책임을 면제하지 않는다. 공급자는 최종 소비자 인도일로부터 12개월, 선적일로부터 18개월 중 먼저 도래하는 시점까지 제품이 합의된 사양과 품질을 유지함을 보증한다."

보증기간 설계에서 흔한 실수는 기산점을 안 정하는 겁니다. 선적일 기준과 소비자 인도일 기준은 실제로 6개월 이상 벌어질 수 있습니다. 생산 후 재고로 반년 묵힌 뒤 판매하는 품목이라면 선적일 기준 12개월은 사실상 무의미해집니다. 그래서 위 예시처럼 두 기준을 함께 쓰고 먼저 오는 쪽을 적용하는 방식이 널리 쓰입니다.

한 가지 짚어 둘 대목이 있습니다. 우리가 국내 소비자에게 지는 보증 책임과 공장이 우리에게 지는 보증 책임의 길이가 어긋나면, 그 차이만큼 우리가 떠안습니다. 국내 판매 채널이 요구하는 보증이 24개월인데 공장 협약서가 12개월이면, 13개월째부터 발생하는 불량은 전부 우리 비용입니다. 협약서 보증기간은 우리가 밖으로 지는 보증보다 같거나 길어야 합니다.

7. 시장 회수·리콜 발생 시 분담

가장 쓰기 어렵고 가장 미루기 쉬운 조항입니다. 확률이 낮아 보이니 "일단 넘어가자"가 되는데, 한 번 터지면 금액 단위가 다릅니다.

리콜 비용은 제품 원가와 상관없이 커집니다. 판매 채널 회수, 물류, 소비자 고지, 대체품 제공 또는 환불, 폐기, 행정 대응까지 붙기 때문입니다. 단가 1만 원짜리 제품 5,000개를 회수하면 제품 원가는 5,000만 원인데 총비용은 1억 5,000만 원을 넘기도 합니다.

협약서에 넣을 내용은 세 갈래입니다. 리콜 여부를 판단하는 권한은 구매자가 가져옵니다. 공장 동의를 기다리다 보면 대응이 늦어지고, 늦어지면 피해가 커집니다. 비용은 항목별 부담 주체를 위 표처럼 미리 나눠 둡니다. 마지막은 원인 규명 절차와 기한입니다. 원인이 설계인지 제조인지에 따라 책임이 갈리므로, 제3자 시험기관을 어떻게 선정하고 며칠 안에 결과를 내는지까지 적어 둡니다.

여기에 보험 조항을 하나 더 얹으면 좋습니다. "공급자는 제조물배상책임보험(PL보험)에 가입하고 증권 사본을 제출한다"는 요구인데, 중국 공장도 규모가 있으면 대체로 들고 있습니다. 보상 한도와 담보 지역을 확인하세요. 한국이 담보 지역에서 빠져 있는 증권이 의외로 많습니다.

8. 책임 한도와 면책 — 공장이 반드시 요구하는 조항

여기까지 읽으시면 협약서가 한쪽으로 기울어 보일 수 있습니다. 실제 협상에서는 공장도 방어 조항을 요구합니다. 대표적인 게 책임 한도(Liability Cap)와 간접손해 면책입니다.

공장 입장에서는 합리적인 요구입니다. 1억 원짜리 오더를 받았는데 사고가 났다고 10억 원을 물어내야 하는 구조라면 거래 자체를 못 합니다. 문제는 한도를 어디에 두느냐입니다.

한도를 두더라도 반드시 예외를 남겨야 합니다. 다음 세 가지는 한도 적용 대상에서 빼는 것이 실무 관행입니다.

• 고의 또는 중과실로 인한 손해
• 사양 무단 변경, 미승인 자재 사용, 무단 하청 같은 명백한 계약 위반
• 제3자 신체 상해 또는 제조물 책임 관련 손해

세 번째가 핵심입니다. 사람이 다친 사안에 "오더 금액의 100%까지만"이라는 한도가 걸려 있으면 한도 자체가 무의미해집니다. 이 예외는 대부분의 공장이 받아들입니다. 자기들도 고의로 사고를 낼 생각은 없으니까요.

간접손해 면책은 대개 수용하게 됩니다. 매출 감소나 브랜드 손상 같은 항목을 공장에 물리기는 국제 거래에서 현실적으로 어렵습니다. 대신 직접손해의 범위를 넓게 정의해 두세요. 선별비, 재작업비, 회수 물류비, 폐기비, 재검사비, 채널 위약금까지는 직접손해에 포함한다고 열거하면 실무에서 다툴 일이 크게 줄어듭니다.

9. 클레임 기한과 증빙 요건

협약서를 잘 써 놓고도 기한을 놓쳐 한 푼도 못 받는 경우가 있습니다. 클레임 조항은 우리를 보호하는 장치이면서 동시에 우리를 제약하는 장치이기도 합니다.

기한을 너무 짧게 잡으면 우리가 손해입니다. 컨테이너로 들어온 물건을 30일 안에 전량 확인하기는 현실적으로 어렵고, 특히 여러 채널로 분산 입고되면 더 그렇습니다. 외관 항목 30일, 기능 항목 90일 정도를 협상 목표로 잡으시길 권합니다.

기한만큼 중요한 게 증빙 요건입니다. 공장이 클레임을 거부할 때 가장 자주 쓰는 카드가 "증거가 부족하다"이기 때문에, 무엇을 제출하면 유효한 클레임으로 인정하는지를 협약서에 목록으로 박아 둡니다.

• 불량품 사진 — 전체 모습, 결함 근접 촬영, 로트 번호·생산일자 각인부
• 불량 수량과 검사 방법(전수 확인인지 샘플링인지, 샘플링이면 표본 크기)
• 불량률 산출 근거 — 검사 수량 대비 불량 수량
• 포장 상태 사진(운송 중 손상과 구분하기 위함)
• 제3자 시험성적서(기능·물성 불량에 한함)
• 비용 청구 시 실비 증빙(인건비 명세, 세금계산서, 운송장)

한 줄 덧붙이면 좋은 문구가 있습니다. "공급자는 위 증빙을 수령한 날로부터 7영업일 이내에 인정 여부와 그 사유를 서면으로 회신한다. 기한 내 회신하지 않으면 클레임을 인정한 것으로 본다." 침묵에 효과를 부여하는 조항인데, 답을 미루며 시간을 끄는 전략을 막는 데 상당히 효과적입니다.

10. 상계 조항 — 받아 낼 장치를 만드는 자리

협약서에서 실효성이 가장 높은 조항을 하나만 고르라면 저는 상계(set-off) 조항을 꼽습니다. 앞의 모든 규정은 "공급자가 부담한다"로 끝나는데, 부담하겠다는 말과 실제로 돈이 들어오는 것은 전혀 다른 얘기이기 때문입니다.

중국 공장에 손해배상 청구서를 보내 현금으로 회수하기는 대단히 어렵습니다. 소송이나 중재로 가면 비용과 시간이 배상액을 넘어서는 경우가 흔합니다. 그래서 실무는 다른 경로를 씁니다. 아직 우리가 쥐고 있는 돈에서 빼는 것입니다.

협약서 조항 예시.
"구매자는 본 협약에 따라 공급자가 부담하는 비용 및 손해배상액을, 공급자에게 지급할 예정인 모든 대금(해당 오더의 잔금 및 다른 오더의 미지급 대금을 포함한다)에서 상계하여 공제할 수 있다. 구매자는 공제 내역을 서면으로 통지하며, 공급자는 통지 수령 후 5영업일 이내 이의를 제기하지 않으면 이를 승인한 것으로 본다."

괄호 안 문구를 놓치지 마세요. 다른 오더의 미지급 대금까지 포함한다는 부분입니다. 문제가 된 오더의 잔금이 이미 나갔어도, 진행 중인 다른 오더가 있으면 거기서 뺄 수 있습니다. 이 한 구절이 없으면 상계 조항의 효력이 절반 이하로 떨어집니다.

상계가 작동하려면 결제 구조도 함께 봐야 합니다. 잔금을 선적 전에 전액 보내는 구조에서는 뺄 돈 자체가 없습니다. 그래서 102편 발주서와 진척 관리에서 권한 30/60/10 구조가 여기서도 유효합니다. 검사 합격 후 60%, 선적 서류 인수 후 10%로 나눠 두면 마지막 10%가 클레임 대응 자금으로 남습니다.

표를 보시면 위쪽 두 줄과 아래쪽 두 줄의 성격 차이가 분명합니다. 회수는 우리가 돈을 쥐고 있을 때만 쉽습니다. 협약서의 상계 조항과 결제 구조를 한 묶음으로 설계해야 하는 이유입니다.

11. 반복 위반 시의 에스컬레이션

한 번의 불량은 사고지만 같은 불량이 세 번 반복되면 관리 실패입니다. 협약서에 단계별 대응을 미리 정해 두면 매번 처음부터 협상하지 않아도 됩니다.

2단계의 검사 강화는 꽤 실용적인 장치입니다. ISO 2859-1에는 Normal·Tightened·Reduced 세 단계가 정의돼 있는데, Tightened로 넘어가면 같은 샘플 크기에서 합격 판정 수가 줄어 판정이 엄격해집니다. 검사 비용까지 공장 부담으로 돌려 두면 공장 입장에서 개선 동기가 확실히 생깁니다.

8D 리포트는 8단계 문제해결 보고 양식입니다. 현상 기술, 임시 조치, 근본 원인, 시정 조치, 효과 검증, 재발 방지, 수평 전개까지 채우게 돼 있어서, 공장이 "다음부터 주의하겠습니다"로 끝내지 못하게 합니다. 양식 자체는 공장이 대개 가지고 있으니 제출만 요구하면 됩니다. 없다고 하면 우리가 양식을 보내 주면 됩니다.

4단계의 해지 조항에서 놓치기 쉬운 게 금형과 자재 반환입니다. 해지를 선언해도 금형을 못 빼 오면 다른 공장으로 옮길 수가 없습니다. "해지 통보일로부터 15일 이내에 금형·지그·미사용 사급 자재·미완성품을 구매자가 지정한 장소로 인도한다"는 문장을 조항 안에 함께 넣으세요.

12. 공장이 거부하는 조항과 현실적인 타협선

여기까지의 내용을 다 담은 협약서를 보내면 공장은 몇 군데에서 반드시 걸립니다. 어디서 물러서고 어디서 버틸지를 미리 정해 두고 협상에 들어가시는 게 좋습니다.

양보 불가로 표시한 두 가지만 짚겠습니다. Critical AQL 0은 사람이 다치는 문제라 숫자를 넣는 순간 우리가 위험을 허용한 기록이 남습니다. 상계 조항은 이게 빠지면 협약서 전체가 선언문이 됩니다. 나머지는 거래 관계와 협상력을 봐 가며 조정하셔도 괜찮습니다.

13. 자주 하는 실수

품질보증협약 상담에서 반복해 마주치는 것들입니다.

• 계약서의 "품질은 합의된 기준에 따른다" 한 줄로 끝내고 별도 협약서를 만들지 않는 경우
• AQL만 적고 PPM 목표를 안 적어 "AQL 통과했으니 책임 없다"는 논리를 허용하는 경우
• Critical·Major·Minor를 교과서 정의로만 두고 제품별 결함 목록으로 구체화하지 않는 경우
• 한계견본을 만들지 않아 경계선 판정을 매번 말로 다투는 경우
• 선적 전 검사의 최종 판정권을 명시하지 않아 공장 자체 검사로 출하가 결정되는 경우
• 불합격 로트 처리 경로 선택권을 "협의"로 두어 늘 할인 수용으로 끌려가는 경우
• 재작업·선별 비용의 산정식과 단가표를 부속서로 붙이지 않는 경우
• 잠복 하자 조항이 없어 "검사 합격했으니 끝"이라는 답변을 반박하지 못하는 경우
• 보증기간 기산점을 안 정해 선적일과 소비자 인도일이 엇갈리는 경우
• 우리가 국내에 지는 보증기간보다 공장 보증기간이 짧아 차액을 떠안는 경우
• 안전 결함에까지 보증기간 제한을 걸어 두는 경우
• 책임 한도를 두면서 고의·중과실·인명 피해 예외를 빠뜨리는 경우
• 클레임 증빙 요건이 없어 "증거 부족"이라는 답으로 거부당하는 경우
• 상계 조항을 넣지 않아 공장이 인정해도 회수할 방법이 없는 경우
• 협약서를 계약 체결 후에 내밀어 단가 재협상 빌미를 주는 경우

14. 품질보증협약서 체크리스트

기준 정의

• AQL 수준(Critical/Major/Minor)과 검사 규격(ISO 2859-1 Level)을 명시했다
• PPM 목표와 산정 기간, 초과 시 시정 절차를 넣었다
• AQL 합격이 품질보증 책임을 면제하지 않는다는 문장을 넣었다
• 결함 등급을 제품별 실제 결함 목록으로 구체화했다
• 한계견본을 제작해 양측 서명·봉인하고 부속서에 사진을 첨부했다
• 불량 사진첩(Defect Catalog)을 부속서로 붙였다
• 색차 허용 범위(ΔE)와 치수 공차를 숫자로 적었다

검사와 판정

• 단계별 검사 주체(IQC·IPQC·FAI·OQC·PSI)를 표로 정리했다
• 선적 전 검사의 최종 판정권이 구매자에게 있음을 명시했다
• 검사원 공장 출입 보장 조항을 넣었다
• 검사 가능 상태(생산·포장 완료율)를 정의하고 미달 시 재방문 비용을 규정했다
• 공급자 이의 제기 절차와 재검사 비용 부담을 결과에 연동했다

불합격 처리와 비용

• 처리 경로 네 가지와 각각의 비용 부담 주체를 표로 넣었다
• 처리 경로 선택권이 구매자에게 있음을 명시했다
• 공급자 미착수 시 제3자 의뢰권과 비용 청구권을 넣었다
• 선별·재작업 비용 산정식과 단가표를 부속서로 붙였다
• 구매자 소재국에서 발생한 선별·재작업 비용도 포함된다고 적었다

보증과 책임

• 잠복 하자 책임이 검사 합격으로 면제되지 않음을 명시했다
• 보증기간과 기산점(선적일·소비자 인도일)을 정했다
• 국내 판매 채널 보증기간보다 같거나 길게 설정했다
• 안전 관련 결함은 기간 제한 없이 별도 조항으로 뺐다
• 리콜 판단 권한과 비용 항목별 분담을 정리했다
• PL보험 가입과 증권 사본 제출, 담보 지역에 한국 포함을 확인했다
• 책임 한도를 정하되 고의·중과실·인명 피해 예외를 넣었다
• 직접손해의 범위에 선별비·회수비·폐기비·위약금을 열거했다

회수와 운영

• 불량 유형별 클레임 제기 기한과 기산점을 정했다
• 클레임 증빙 요건을 목록으로 명시했다
• 공급자 미회신 시 클레임 인정 간주 조항을 넣었다
• 상계 조항에 다른 오더의 미지급 대금까지 포함시켰다
• 결제 구조를 검사 합격 마일스톤에 연동해 상계 재원을 남겼다
• 반복 위반 시 4단계 에스컬레이션을 정의했다
• 해지 시 금형·지그·자재 반환 기한과 장소를 명시했다
• 협약서 사본을 공장 검사 현장에 비치했다

마무리 — 협약서는 싸우기 위한 문서가 아닙니다

품질보증협약서를 권하면 "공장과 사이가 나빠지지 않겠느냐"고 걱정하시는 분들이 계십니다. 경험상 반대입니다. 기준이 문서로 정해져 있으면 다툴 일 자체가 줄어듭니다. 스크래치 8mm가 합격인지 불합격인지를 매번 감정 섞어 논쟁하는 거래보다, 한계견본을 꺼내 5초 만에 판정하고 넘어가는 거래가 서로 편합니다.

공장 쪽도 얻는 게 있습니다. 기준이 명확하면 자기들이 어디까지 만들어야 하는지 알 수 있고, 무리한 요구를 받았을 때 협약서를 근거로 거절할 수 있습니다. 기준 없는 관계에서는 힘센 쪽이 그때그때 우기는데, 이건 양쪽 모두에게 피곤한 방식입니다.

남는 얘기는 하나입니다. 불량을 0으로 만들 수는 없습니다. 대신 불량이 났을 때 무엇이 불량이고, 누가 고치고, 누가 돈을 내고, 그 돈을 어떻게 받아 낼지를 생산 시작 전에 적어 둘 수는 있습니다. 그 차이가 180개 불량을 "조항 적용 건"으로 만들지 "의견 차이"로 만들지를 가릅니다.

그린프로그서울은 중국에서 물건을 만들어 들여오는 수입자가 생산 전에 품질 기준을 문서로 확정하고, 불량이 났을 때 협약서를 근거로 비용을 회수하도록 함께합니다. 조항의 법적 효력이나 준거법·관할, 국제 분쟁 절차가 걸린 사안은 해당 분야 전문가의 검토를 함께 받으시기 바랍니다.