말이 아닌 문서로 품질을 지시하라
중국 제조를 위한 스펙시트·도면·BOM 작성 가이드

안녕하세요, 그린프로그서울입니다.

"위챗으로 담당자랑 다 얘기해뒀는데, 막상 양산 나온 걸 보니 색이 다르고 두께도 얇아졌어요."
"샘플은 완벽했는데 대량은 왜 이럴까요. 뭐가 잘못된 건지 따지려는데 근거가 없더라고요."
"공장은 '고객님이 그렇게 말한 적 없다'고 하고, 저는 분명히 말했다고 하고… 결국 제가 손해를 봤습니다."

중국 소싱에서 품질 사고가 터지는 자리를 되짚어 보면, 공장이 무능해서라기보다 무엇을 만들지가 문서로 고정되지 않았기 때문인 경우가 훨씬 많습니다. 구두로, 위챗으로, "지난번 샘플처럼" 같은 말로 오간 합의는 사람이 바뀌고 시간이 지나면 흔적도 없이 사라집니다. 그 빈자리를 공장은 자기에게 편한 쪽으로 채웁니다. 더 싼 소재, 더 얇은 두께, 더 대충인 후가공으로요.

먼저 결론부터 말씀드리면, 품질은 협상이 아니라 문서로 지시하는 것입니다. 스펙시트(사양서)·도면·BOM(자재명세서), 이 세 장의 문서가 "내가 원하는 물건"을 오해의 여지 없이 못 박아 둡니다. 이게 있으면 양산이 어긋났을 때 근거를 들고 따질 수 있고, 없으면 아무리 억울해도 "말했다"는 주장만 남습니다. 오늘은 이 세 문서에 무엇을 어떻게 담아야 하는지를 실무 순서대로 짚겠습니다.

금형(33편)이나 샘플링(34편), 품질 관리 시스템(21편)은 앞서 따로 다뤘습니다. 오늘 글은 그 모든 과정의 밑바닥에 깔리는 '문서화' 자체에 집중합니다. 무엇을 만들지가 종이 위에 확정돼 있어야, 샘플도 검품도 금형도 비로소 기준을 갖습니다.

1. 왜 구두·위챗 약속으로는 품질이 고정되지 않는가

공장과 위챗으로 대화하다 보면, 그 순간에는 모든 게 합의된 것처럼 느껴집니다. "네, 알겠습니다", "문제없어요"라는 답이 돌아오니까요. 그런데 그 대화는 41편에서도 짚었듯이 몇 가지 이유로 품질을 붙들어 두지 못합니다.

• 말은 해석의 폭이 넓다 — "튼튼하게", "고급스럽게", "지난번보다 조금 두껍게"는 사람마다 다르게 읽힙니다. 숫자와 규격으로 못 박지 않은 형용사는 공장에서 가장 싸게 만들 수 있는 쪽으로 해석됩니다
• 담당자는 바뀐다 — 견적을 준 영업 담당, 실제로 라인을 돌리는 생산 관리자, 검사를 하는 QC가 서로 다른 사람입니다. 위챗으로 영업과 나눈 약속이 생산 라인까지 전달된다는 보장이 없습니다
• 기록이 흩어진다 — 위챗 대화는 수백 개 메시지에 섞여 스크롤 저편으로 밀려납니다. 정작 분쟁이 났을 때 "그 색상 얘기했던 메시지"를 찾아 헤매게 됩니다
• 근거가 되지 못한다 — 클레임(36편)을 걸려면 "합의한 사양"과 "실제 물건"의 차이를 보여줘야 합니다. 구두 약속은 이 대조표를 만들 수 없습니다

2. 스펙시트(사양서) — 무엇을 반드시 담아야 하나

스펙시트는 "이 제품이 무엇인지"를 한 장(혹은 몇 장)으로 정의하는 문서입니다. 정해진 양식이 있는 건 아니지만, 아래 항목이 빠지면 그 자리에서 품질 사고의 씨앗이 됩니다. 하나씩 뜯어보겠습니다.

치수와 공차 — '숫자'와 '허용 범위'를 함께

치수는 숫자로 적는 걸로 끝나지 않습니다. 반드시 공차(허용 오차)를 함께 적어야 합니다. 폭 100mm라고만 쓰면 99mm도 101mm도 "맞다"고 우길 여지가 생깁니다. "100±0.5mm"처럼 허용 범위를 정해 두면, 그 밖으로 벗어난 물건은 명백한 불량이 됩니다. 조립되는 부품이나 정확히 끼워져야 하는 제품일수록 이 공차 한 줄이 양산의 성패를 가릅니다.

소재와 색상 — 이름이 아니라 코드로

소재는 "플라스틱", "스테인리스" 같은 큰 분류가 아니라 등급까지 적어야 합니다. 같은 ABS라도 신재와 재생재는 강도와 냄새가 다르고, 같은 스테인리스라도 SUS201과 SUS304는 녹 저항이 다릅니다. 색상은 45편에서 자세히 다뤘듯 팬톤 번호로 지정하는 게 안전합니다. 모니터로 본 "이 파란색"은 공장 모니터에서 다르게 보이고, 실제 소재에 올라가면 또 달라집니다. 팬톤 칩이라는 공통 언어가 있어야 색을 두고 다툴 일이 줄어듭니다.

검사 기준과 AQL — 스펙시트가 검품으로 이어지는 고리

스펙시트의 마지막 칸은 검사 기준이어야 합니다. 어디까지를 불량으로 볼지(스크래치 몇 mm 이상, 색차 몇 도 이상)를 정의하고, 이를 AQL 수준과 연결해 둡니다. 이 항목이 있어야 47편에서 다룬 제3자 검품이 "무엇을 기준으로 합격·불합격을 나눌지" 알 수 있습니다. 스펙시트가 곧 검품 체크리스트의 원본이 되는 셈입니다.

3. 도면 — 준비 수준별로 대응이 달라진다

도면은 스펙시트의 숫자를 '그림'으로 확정하는 문서입니다. 형상, 각 부위의 치수, 단면, 조립 관계를 눈으로 보여줍니다. 문제는 대부분의 초보 셀러에게 제대로 된 도면이 없다는 점입니다. 그래서 도면은 "있느냐 없느냐"가 아니라 준비 수준에 맞춰 어떻게 대응하느냐로 접근하는 게 현실적입니다.

2D 도면과 3D 데이터, 각각의 역할

2D 도면은 치수와 공차를 명확히 적는 데 강합니다. 정면·측면·단면을 나누고 각 치수에 허용 오차를 붙여, 검사할 때 그대로 대조할 수 있습니다. 3D 데이터(STEP, IGES 등)는 형상을 오해 없이 전달하는 데 강하고, 금형(33편)을 파는 공장이 곧바로 작업에 쓸 수 있습니다. 둘은 경쟁 관계가 아니라 보완 관계라, 여력이 되면 3D로 형상을, 2D로 치수·공차를 함께 넘기는 게 가장 오해가 적습니다.

도면이 없고 참고 샘플만 있을 때

실무에서 훨씬 흔한 상황입니다. 도면은 못 그렸지만, 시중에서 산 비슷한 제품이나 이전에 받은 샘플이 손에 있는 경우죠. 이때는 실물 샘플 자체를 사양의 기준으로 삼되, 바꾸고 싶은 부분만 문서로 명시하는 방식이 잘 통합니다.

• 기준 샘플을 지정한다 — "이 샘플과 동일하게"를 사양의 출발점으로 삼습니다. 공장에 실물을 보내고, 받은 사실을 사진·송장으로 남깁니다
• 바꿀 점만 콕 집는다 — "샘플과 동일하되, 색은 팬톤 285C로, 두께는 2mm에서 3mm로, 로고는 삭제"처럼 변경점을 목록으로 적습니다. 나머지는 샘플을 따르라는 뜻이 됩니다
• 사진에 치수를 기입한다 — 캐드가 없어도, 샘플 사진 위에 주요 치수와 화살표를 그려 넣는 것만으로 훌륭한 간이 도면이 됩니다. 손으로 그린 스케치라도 숫자가 붙으면 근거가 됩니다

4. BOM(자재명세서) — 부자재·인쇄물·부속품 누락을 막는다

BOM(Bill of Materials, 자재명세서)은 제품을 이루는 모든 자재와 부품을 목록으로 정리한 문서입니다. 본체만 떠올리기 쉽지만, 실제로 사고가 나는 자리는 대개 깜빡 잊은 부자재입니다. 설명서, 스티커, 보증서, 나사, 파우치, 실리콘 마개 같은 것들이요. 이것들이 BOM에 빠져 있으면 견적에도 빠지고, 양산에도 빠집니다.

BOM을 제대로 쓰면 덤으로 원가 구조가 보인다는 이점도 있습니다. 자재별 수량과 단가가 한 줄씩 정리되면, 어떤 부품이 원가를 밀어 올리는지, 어디를 조정하면 단가를 낮출 수 있는지가 드러납니다. 협상(38편) 자리에서 "이 부속을 옵션으로 빼면 얼마가 빠지느냐"를 항목 단위로 물을 수 있게 됩니다. 뭉뚱그린 단가를 두고 씨름하는 것보다 훨씬 유리합니다.

5. 버전 관리와 양산 승인 샘플의 연결

문서를 잘 만들어도, 그게 몇 번째 버전인지 관리하지 않으면 금세 혼란에 빠집니다. 소싱은 한 번에 끝나지 않고, 사양은 협의 과정에서 계속 조금씩 바뀝니다. "두께를 2.5mm로 올리기로 한 그 버전"이 공장이 들고 있는 파일과 같은지 확인하지 못하면, 나는 v3를 말하는데 공장은 v1으로 만드는 사고가 납니다.

• 버전 번호와 날짜를 문서에 박는다 — 스펙시트·BOM·도면 파일명과 문서 안쪽에 "v2.1 / 2026-07-09"처럼 버전과 날짜를 명기합니다. 어느 게 최신인지 한눈에 갈리도록요
• 변경 이력을 남긴다 — 무엇을, 왜 바꿨는지 한 줄 로그를 남깁니다. 나중에 "이 두께는 왜 이렇게 됐지"를 되짚을 때 근거가 됩니다
• 공장이 든 버전을 확인시킨다 — 새 버전을 보낼 때 "이전 버전은 폐기하고 v2.1로 작업해 주세요"라고 못 박고, 공장이 그 버전으로 확인했다는 답을 받아 둡니다

이 문서 관리의 종착점이 바로 양산 승인 샘플입니다. 34편에서 다룬 '황금 샘플'이 여기에 맞닿습니다. 최종 사양(최신 버전 스펙시트·BOM·도면)대로 만든 샘플을 양쪽이 확인하고 승인하면, 그 샘플이 곧 양산이 지켜야 할 물리적 기준이 됩니다. 문서가 숫자로 사양을 고정한다면, 승인 샘플은 그 문서가 실물로 구현된 모습을 고정합니다. 둘을 함께 보관해 두면, 양산이 어긋났을 때 문서와 샘플 양쪽을 근거로 들이밀 수 있습니다.

6. 중국어 병기 — 오해를 줄이는 작은 습관

아무리 잘 만든 문서도, 공장 담당자가 읽지 못하면 절반만 전달됩니다. 영어로만 된 스펙시트를 받은 중국 공장 생산 라인은 핵심 용어를 오역하거나 건너뛰기 쉽습니다. 그래서 핵심 항목만이라도 중국어를 병기하는 습관이 큰 차이를 만듭니다.

• 재질·후가공·색상 같은 결정적 용어를 병기한다 — 예: 신재 ABS(全新料ABS), 무광 도장(哑光喷涂), 팬톤 285C(潘通285C). 오역이 곧 사고로 이어지는 항목부터 챙깁니다
• 수치와 단위는 그대로 둔다 — 100±0.5mm 같은 숫자·단위는 만국 공통이라 번역이 필요 없습니다. 오히려 손대지 않는 게 안전합니다
• 표 형태로 한/중을 나란히 둔다 — 왼쪽에 한국어(또는 영어), 오른쪽에 중국어를 두면 서로 대조하며 확인하기 좋습니다. 번역 품질이 불안하면 41편에서 다룬 것처럼 짧고 명확한 문장으로 쪼개는 게 오역을 줄입니다

7. 흔한 실패 사례 — 문서가 비어 있던 자리

사례 1 — 공차를 안 적어 조립이 안 된 케이스

한 셀러가 두 부품이 끼워지는 제품을 주문하면서 각 부품의 치수만 적고 공차를 빼먹었습니다. 공장은 각 부품을 "치수에 맞게" 만들었지만, 한쪽이 +0.8mm, 다른 쪽이 -0.6mm로 나오면서 서로 끼워지지 않았습니다. 개별로는 다 '정상'이라 공장은 책임을 인정하지 않았고, 셀러는 공차를 명시하지 않은 탓에 근거가 없었습니다. 결국 재작업 비용을 절반씩 물었습니다.

사례 2 — "지난번이랑 똑같이"가 부른 소재 변경

재발주(37편)를 하면서 "저번 오더랑 똑같이 해주세요"라고만 전한 경우입니다. 그사이 원자재 가격이 올랐고, 공장은 겉모습이 비슷한 저급 소재로 슬며시 바꿨습니다. 스펙시트에 소재 등급이 코드로 박혀 있었다면 바로 걸렸을 변경이었지만, "똑같이"라는 말에는 대조할 기준이 없었습니다. 소비자 클레임이 들어온 뒤에야 문제를 알았습니다.

사례 3 — BOM에서 빠진 한글 표시사항 스티커

제품 본체와 포장은 완벽했는데, BOM에 한글 표시사항 라벨이 들어가 있지 않았습니다. 공장은 지시받은 적 없으니 당연히 붙이지 않았고, 물건은 통관은 통과했지만 국내 판매 요건(46편)을 못 갖춰 창고에 묶였습니다. 뒤늦게 국내에서 스티커를 붙이느라 추가 비용과 시간이 들었습니다. BOM의 인쇄물 칸 한 줄이 비어 있던 대가였습니다.

세 사례의 공통점은 분명합니다. 공장이 나빠서가 아니라, 문서에 비어 있던 칸을 공장이 자기 방식대로 채웠기 때문에 벌어진 일입니다. 스펙시트의 공차 한 줄, 소재 코드 한 줄, BOM의 인쇄물 한 줄이 있었다면 셋 다 일어나지 않았을 사고입니다.

8. 발주 전 문서화 체크리스트

스펙시트

• 주요 치수마다 공차(±)를 함께 적었다
• 소재를 등급·코드까지 명시했다(신재/재생재 구분 포함)
• 색상을 팬톤 번호 또는 컬러칩으로 지정하고 무광/유광을 적었다
• 표면처리·인쇄 방식과 위치를 명확히 했다
• 검사 기준(불량 정의)과 AQL 수준을 연결해 두었다

도면·샘플

• 2D(치수·공차)와 3D(형상) 중 가능한 것을 준비했다
• 도면이 없다면 기준 샘플을 지정하고 '바꿀 점'만 문서로 명시했다
• 샘플 사진에 주요 치수를 기입해 간이 도면을 만들었다

BOM·버전

• 부자재·인쇄물·포장재까지 한 줄도 빠짐없이 목록화했다
• 한글 표시사항 라벨을 BOM에 포함했다
• 모든 문서에 버전 번호와 날짜를 박고, 공장이 든 버전을 확인시켰다
• 최신 사양대로 만든 양산 승인 샘플을 문서와 함께 보관했다

마무리 — 품질은 문서에 적힌 만큼만 지켜진다

오늘 다룬 내용을 한 줄씩 압축하면:

• 구두·위챗 약속: 사람이 바뀌면 사라지고, 빈칸은 공장이 원가 낮은 쪽으로 채운다
• 스펙시트: 치수·공차, 소재 코드, 팬톤 색상, 후가공, 기능, 포장, 검사 기준·AQL을 못 박는다
• 도면: 2D로 치수를, 3D로 형상을. 없으면 기준 샘플 + 바꿀 점 명시로 대응한다
• BOM: 부자재·인쇄물·포장까지 내려가야 완성이고, 덤으로 원가 구조가 보인다
• 버전·샘플: 문서 → 승인 샘플 → 양산이 같은 버전으로 이어져야 한 기준으로 관리된다

중국 제조에서 품질은 좋은 공장을 만나는 것만으로는 지켜지지 않습니다. 지켜지는 것은 딱 문서에 적어 둔 만큼입니다. 스펙시트·도면·BOM 세 장이 촘촘할수록 양산이 어긋날 여지가 줄고, 어긋나더라도 근거를 들고 바로잡을 수 있습니다. 지금 준비 중인 제품의 사양을 어디서부터 문서로 정리해야 할지, 참고 샘플만 있는데 어떻게 지시서를 만들어야 할지 막막하다면 부담 없이 문의 주세요.